Как организовать файлы на компьютере

Всякий раз, когда вам срочно что-то нужно, это очень конкретная вещь, которую вы не можете найти. Электронные файлы не являются исключением. В современном мире технологий, мы используем компьютеры разных мастей ежедневно, так как же организовать файлы для эффективного поиска в дальнейшем?

Как организовать файлы на компьютере

Организация электронных файлов:

Большинство людей сегодня хранят документы в электронном, а не в бумажном виде. Типичные примеры включают резюме, адресную книгу, отсканированные документы, курсовые работы, диссертации, важную корреспонденцию и цифровые фотографии, но это лишь некоторые.

Мало того, что вы хотите получить систематический способ поиска файлов, когда вы в них нуждаетесь, но вы также хотите защитить их от пропажи в большой черной дыре, которая называется «поврежденный жесткий диск».

Место для всего

Если вы не слышали этого выражения раньше: «Место для всего и всё на своем месте». Да, в идеальном мире! Тем не менее, с некоторой предусмотрительностью, организация файлов и последующий поиск могут становиться простой задачей, добиться результатов помогут папки и подпапки, которые носят понятные имена.

Во-первых, заведите привычку, хранить все документы в соответствующей папке на компьютере. Затем, при смене компьютера, вы всегда сможете просто скопировать папку с документами с одного компьютера на другой, без необходимости в сети и переживаниях, не забыли ли вы чего.

Во-вторых, создавайте папки и называйте их таким образом, чтобы вы понимали, что и где. Например, у вас может быть папка «Личные финансы», другая «Резюме и сопроводительные письма», а третья «Фотографии». Вам также никто не запрещает использовать вложенные папки. Например, в папке «Фотографии», вероятно, придутся к месту вложенные папки, которые разделят огромную коллекцию фотографию по годам, местам и так далее.

Правильное наименование файлов и папок играет важную роль. Достаточно просто ввести название в поле поиска, если вы забыли, где храните определенный файл. Если вы назовете своё резюме «Резюме Иван Ивановича», вы всегда найдете его без труда.

Резервное копирование файлов

Зачастую, мало просто организовать файлы на компьютере. Вы никогда не должны обманываться надежностью компьютера. Удар молнии рядом с домом может привести к перегрузке сети и сжечь компьютер, кто-то (в том числе и вы) может споткнуться и упасть, совершенно случайно разлив горячий кофе на системный блок (да, так случается).

Резервное копирование файлов, если не делать его часто, то, по крайней мере, иногда делать нужно. Существуют разные способы. Вот некоторые из них:

  • Купить внешний жесткий диск и использовать его для резервного копирования и хранения файлов.
  • Вернутся назад к DVD-дискам, которые могут хранить большой объем данных сравнительно недорого.
  • Арендовать площадь в сети и загружать необходимые для сохранения файлы в FTP, время от времени.

Флэш-накопители наиболее удобные средства хранения ваших файлов, хотя и не самые надежные. Преимуществом этих устройств становится возможность прямого подключения к USB-порту компьютера, наряду с очень малыми габаритами. Эти носители имеют самые разные объемы памяти, поэтому не забывайте проверить размеры папки с документами, прежде чем купить флэш-накопитель. Вы должны быть уверены, что его объема достаточно и с запасом.

Microsoft предлагает своим пользователям бесплатный сервис под названием Windows Live SkyDrive. Это сетевое хранилище данных, поддерживающее резервное копирование и синхронизацию файлов с функциями совместного использования. Доступ защищается паролем, а в ваше распоряжение поступает до 25 гигабайт свободного места.

Когда имена файлов и папок имеют смысл

В наш век технологий, большинство пользователей хранит важную информацию на компьютерах, информацию, к которой рано или поздно владельцы планируют получить доступ.

Важно, если вы хотите восстановить ваши данные в будущем, примите меры предосторожности для защиты этой информации и убедитесь, что вы всегда сможете найти её снова.

Помните, что вы можете сортировать данные в папках и подпапках; называйте файлы таким образом, чтобы вы понимали, что в них. Защищайте ваши данные от непредвиденных обстоятельств регулярным резервным копированием.