Документооборот и типовые документы для клининга

Вы должны знать, что документооборот в клининговой компании, банковские отчеты, бухгалтерия и типовые договора на оказание клининговых услуг имеют свойство накапливаться, создавая настоящий беспорядок в офисе, чего не может позволить себе ни одна клининговая компания Москвы.

типовые документы для клининга

Мы считали, что компьютеры, ведение делопроизводства и координация работы клининговой компании, легко сократят количество бумаги, которую мы используем для заполнения типовой формы технологической карты уборки квартиры, мойки окон, уборки после ремонта, ежедневной уборки офиса, клининговых услуг по уборке территорий, проведения генеральной уборки, способствуя созданию организованного документооборота внутри клининговой компании.

Знаете, на столе руководителя клининга достаточно бумаги, чтобы покрыть ей весь мир. Как менеджер по продаже клининговых услуг может найти нужный документ в этом хаосе? Зачастую, когда вы решаете, что вам просто необходимо сделать что-то с этим беспорядком, вы просто перекладываете документы из одной стопки в другую, хотя сначала вам так не кажется, как же, клининговая компания ведь.

Ваш офис даже может стать немного опрятней после этой работы, но проблема никуда не денется. В своё время, мы озадачились вопросом организации бумажных документов и ведения документооборота внутри клининговой компании, а теперь хотим поделиться наработанными советами, которые помогут не только молодой клининговой компании, но и любому другому офису.

Делопроизводство и бухгалтерия в клининге

Прежде всего, мы должны составить первоначальные категории для документов, которые собираемся сохранить. Возьмите чистый кусок бумаги… вот, уже началось, бумажный бардак возвращается… и запишите на нем пять основных категорий документов, которые вы обычно используете в офисе. Старайтесь ограничить список пятью или около того темами.

Возможно, вы начнете с «Форма договора предоставления персонала для уборки помещений», затем будут «Типовой договор на оказание клининговых услуг», потом «Типовое коммерческое предложение на уборку помещений и квартир» и так далее. Теперь вы можете перейти непосредственно к бумажному хаосу в офисе, перебирайте типовые документы для клининга и бухгалтерии и сортируйте их по категориям из списка.

Наклейте соответствующие этикеты по категориям, затем поместите документы в файлы и распределите по папкам, согласно назначенным категориям.

Выбрасывайте или перерабатывайте договора

Не оставляйте договора на уборку квартир, которые вам больше не нужны, если они не содержат личных или конфиденциальных сведений. Возможно, потребуется время, чтобы перебрать все эти коммерческое предложение на уборку квартиры после ремонта, химчистку ковровых покрытий, ежедневную уборку помещений, мойку окон в квартире, чистку с использованием углеводорода и трифлотрихлорметана, но когда вы это сделаете, вы обнаружите, как много копий, ненужных бумаг и просто мусора среди них. Если на потерявшей свою актуальность форме технологической карты уборки объекта есть личные и конфиденциальные сведения, убедитесь, что отправляете её в шредер.

По теме: Уборка в офисе, правила уборки офисных помещений

Если у вас нет шредера, купите его. Если вы забираете типовые документы для клининга на переработку домой, где снова нет шредера, следующим по качеству решением, становится компостная куча, куда вы можете складывать документы. Крайне маловероятно, что злоумышленник полезет искать финансовые документы в компост!

Сортируйте по приоритету

Вы можете иметь пять или шесть стопок бумаг на данный момент. Некоторые из них требуют регулярного доступа, к другим вы обращаетесь значительно реже. Определите приоритеты и распределите их соответствующим образом по категориям, которые вы определили. Расположите документы, которые используете чаще других, ближе к себе.

Используйте держатели для файлов, чтобы хранить важные документы прямо на столе, вместо папки в ящике. Это решение облегчит поиск регулярно необходимых данных, а также позволит видеть ярлыки, когда файлы установлены в вертикальном положении.

график уборки дома

Документооборот в клининговой компании

Существует множество способов, с помощью документооборота внутри клининговой компании вы можете хранить и размечать важные данные, оформлять типовые документы для комплексной уборки помещений, оказания клининговых услуг. Отправляйтесь в магазин канцелярских товаров и попробуйте визуализировать разнообразные системы ориентирования, как если бы вы были в своем офисе.

Если у вас много открытых шкафов, где хранятся документы, вы могли бы использовать цветовое кодирование для папок. Кодирование помогает уменьшить вероятность того, что документы будут храниться в неправильном месте (то есть — зеленый: финансовые отчеты, синий: медицинские записи и так далее).

Системы хранения бывают разных объемов, форм и композиций. Например, раньше использовались старые металлические архивные шкафы с простыми папками из картона, но сегодня шкафы приходят в современной цветовой гамме и имеют аккуратные скользящие ящики. Есть также весьма привлекательные пластиковые коробки для хранения документов, разнообразие настольных организаторов и систем хранения документов в ящики. Да что там, систем тысячи, на любой вкус и потребности.

Организация новых документов

Легко расслабиться, когда речь заходит о новых документах. Не попадайтесь в эту ловушку! Не позволяйте документам накапливаться снова. Прежде чем закрыть двери офиса клининговой компании, потратьте 15 минут, чтобы прибрать стол и распределить документы по своим местам.

Если вы начинаете свой день с чистого, организованного стола, это значит, что вы можете возобновить работу с того места, где остановились накануне, вместо того, чтобы начинать с вопроса: «Так, а куда я спрятал эту бумагу?».